Mailler Telefonda Var Bilgisayarda Yok: IMAP Senkronizasyon Sorunu

Telefonunuzda gelen kutusunu açıyorsunuz; sabah düşen dört mail orada duruyor. Bilgisayarın başına geçip Outlook'u açıyorsunuz — aynı hesap, aynı sunucu adı, aynı port — ama o dörtten ikisi yok. Ya da tersi oluyor: masaüstünden bir teklif gönderiyorsunuz, akşam telefondan "ne yazmıştım" diye bakıyorsunuz, Gönderilmiş klasörü bomboş. Hesap kurulduğunda her şey çalışıyordu, aradan aylar geçti, kimse ayara dokunmadı, yine de iki cihaz aynı posta kutusunu göstermiyor.

Bu, kurumsal e-posta desteğinin bir numaralı çağrısıdır ve Türkçe kaynakların çoğu iki yoldan birine sapar: ya IMAP ile POP3 arasındaki farkı anlatıp konuyu kapatır, ya da hesabı baştan kurdurur. İkisi de sizi ileriye götürmez, çünkü sorunun büyük çoğunluğunda kurulum zaten doğrudur. Hesap IMAP olarak eklenmiştir, sunucu adı doğrudur, 993 portu açıktır, şifre kabul edilmiştir — buna rağmen eşitleme çalışmaz. Kurulum ekranını tekrar açmak size hiçbir şey söylemez, çünkü hata orada değildir.

Bu yazı tam olarak o noktadan başlıyor: kurulum doğru, yine de eşitlenmiyor. Altı ayrı neden var ve belirtileri birbirine benzediği için hepsi "IMAP bozuldu" diye tek torbaya konuyor. Aşağıda her nedeni ayrı ayrı ele alacağız ve her biri için "bunu nasıl doğrularım" adımını vereceğiz — çünkü uzaktan teşhiste kullanıcının hangi cihazda ne gördüğü işin yarısıdır, kalan yarısı da sunucunun aynı soruya ne cevap verdiğidir.

Teşhise Başlamadan Önce Cevaplanması Gereken Üç Soru#

Destek talebine "mailler senkronize olmuyor" yazan kişi size hiçbir bilgi vermemiş olur. Kullanılabilir teşhis üç sorunun cevabıyla başlar:

1. Eksik olan ne — tek tek mailler mi, bütün bir klasör mü? Gelen kutusunda mailler eksikse mekanizma başkadır, Gönderilmiş klasörünün tamamı görünmüyorsa başkadır. Klasörün kendisi listede hiç yoksa üçüncü bir mekanizmadır.
2. Hangi yön çalışmıyor? Telefonda var bilgisayarda yok mu, yoksa bilgisayarda var telefonda yok mu? Tek yönlü eksiklik neredeyse her zaman istemci ayarına, çift yönlü kayıp ise sunucudaki içeriğe işaret eder.
3. Aynı maili webmail'de görüyor musunuz? Bu sorunun cevabı teşhis ağacını tam ortadan ikiye böler.

Bu üçünü toplamadan hiçbir ayara dokunmayın. Aşağıdaki tablo, cevaplara göre hangi bölüme atlamanız gerektiğini gösteriyor.

Webmail Neden Teşhisin Sıfır Noktasıdır#

Webmail, sunucudaki posta kutusunu hiçbir istemci ayarının filtresi olmadan gösterir. Bir mail webmail'de görünüyorsa sunucuda vardır ve sorun onu göstermeyen istemcidedir. Webmail'de de yoksa mail ya sunucuya hiç ulaşmamıştır ya da bir cihaz onu silmiştir; bu durumda istemci ayarlarıyla uğraşmak zaman kaybıdır. Hesabınızın webmail adresine nasıl gireceğinizi bilmiyorsanız webmail'e giriş yöntemleri yazısındaki üç yol da işinizi görür.

Kullanıcıya tek cümlelik talimat verin: "Şu maili webmail'de arayın, sonuç ne olursa olsun ekran görüntüsü gönderin." Cevabı aldığınız anda ihtimallerin yarısı elenmiş olur.

En Sık Neden: Bir Cihaz Hâlâ POP3 ve Mailleri Sunucudan Siliyor#

Karşılaştığım vakaların yarısından fazlası budur ve ironik tarafı şudur: kullanıcı sorunu yaşayan cihazda çözüm arar, oysa suçlu genellikle sorun yaşamayan cihazdır.

Senaryo şöyle işler. Yıllar önce bilgisayara hesap POP3 ile kurulmuştur. POP3'ün varsayılan davranışı, indirdiği mesajı sunucudan silmektir. Sonra telefon alınır, hesap bu kez IMAP ile eklenir. Artık bilgisayar her açıldığında yeni mailleri çeker ve sunucudan uçurur; telefon o mailleri bilgisayardan önce görmüşse gösterir, görmemişse hiç göremez. Kullanıcı "telefon maili almıyor" diye şikâyet eder, oysa telefon gayet iyi çalışmaktadır — mail orada değildir. İki protokolün davranış farkını daha derinlemesine görmek isterseniz IMAP ve POP3 karşılaştırması tabloları net biçimde ortaya koyuyor.

Nasıl Doğrularım#

İstemci tarafında bakmak yerine sunucu günlüğüne bakın; bu tartışmayı bitiren tek delildir. cPanel/Dovecot kullanan bir sunucuda posta günlüğü /var/log/maillog dosyasıdır:

# Bu hesap için POP3 oturumu açılıyor mu?
grep 'pop3-login' /var/log/maillog | grep '[email protected]' | tail -20

# Asıl kanıt: oturum kapanırken kaç mesaj SİLİNMİŞ?
grep 'pop3([email protected])' /var/log/maillog | grep 'Logged out' | tail -10

İkinci komutun çıktısı şuna benzer:

dovecot: pop3([email protected]): Disconnected: Logged out
  top=0/0, retr=4/58210, del=4/12, size=1043277

Buradaki del=4/12 ifadesi, o oturumda 12 mesajın 12'sinden 4'ünün silindiğini söyler. del=0/… görüyorsanız o cihaz sunucuda kopya bırakıyordur ve suçlu değildir. Sıfırdan büyük bir del değeri, aradığınız cihazı bulduğunuz anlamına gelir. Aynı satırdaki rip= alanı da o oturumun geldiği IP'yi verir, yani hangi ofisten bağlandığını.

Paylaşımlı hostingde /var/log/maillog dosyasına erişemiyorsanız, cPanel'in E-posta Yönlendirme İzleyicisi yerine doğrudan istemcileri tek tek denetlemeniz gerekir. Kullanıcıya her cihaz için "hesap türü IMAP mı POP mu yazıyor" diye sordurun; Outlook'ta Dosya → Hesap Ayarları listesinde tür sütununda görünür, iOS'ta Ayarlar → Mail → Hesaplar altında hesabın alt satırında yazar.

Çözüm#

POP3 hesabını doğrudan IMAP'e "çevirmek" mümkün değildir; yeni bir hesap eklemek gerekir. Sıra önemlidir, aksi hâlde yıllardır o bilgisayarda biriken mailleri kaybedersiniz:

1. Eski POP3 hesabını silmeyin, sadece devre dışı bırakın veya otomatik gönder/al'ı kapatın.
2. Aynı adresi ikinci kez, bu sefer IMAP olarak ekleyin.
3. POP3 hesabının yerel klasörlerindeki mailleri, sürükle-bırak ile IMAP hesabının klasörlerine kopyalayın. Bu işlem mailleri sunucuya yükler ve diğer cihazlarda da görünür hâle getirir.
4. Kopyalama bittikten ve sunucuda doğruladıktan sonra POP3 hesabını kaldırın.

Ara çözüm olarak POP3'ü bırakıp yalnızca silme davranışını kapatabilirsiniz: Outlook'ta Hesap Ayarları → Diğer Ayarlar → Gelişmiş sekmesindeki "İletilerin bir kopyasını sunucuda bırak" kutusunu işaretleyin. Ancak bunu yaparsanız posta kutusu artık hiç boşalmaz; kota takibini de birlikte planlayın.

IMAP Klasör Aboneliği Kapalıysa Klasör Hiç Görünmez#

IMAP'te bir klasörün sunucuda var olması, istemcinin onu göstermesi için yeterli değildir. Protokolde iki ayrı liste vardır: sunucudaki tüm klasörler (LIST) ve kullanıcının abone olduğu klasörler (LSUB). Çoğu istemci varsayılan olarak yalnızca abone olunanları çizer. Bir klasör LIST çıktısında olup LSUB çıktısında yoksa, o klasör sunucuda dolu dolu durur ama Outlook'ta hiç belirmez.

Bu, "Gönderilmiş klasörü kayboldu", "Arşiv klasörünü göremiyorum", "webmail'de var Outlook'ta yok" şikâyetlerinin tek ve kesin sebebidir.

Nasıl Doğrularım#

En hızlı kanıt, hiçbir istemciye güvenmeden doğrudan sunucuya IMAP konuşmaktır:

openssl s_client -connect mail.ornek.com:993 -crlf -quiet

a1 LOGIN [email protected] "sifreniz"
a2 LIST "" "*"
a3 LSUB "" "*"
a4 STATUS "INBOX" (MESSAGES UNSEEN)
a5 GETQUOTAROOT "INBOX"
a6 LOGOUT

a2 satırının çıktısı sunucudaki gerçek klasör listesidir. a3 satırı ise istemcilerin göreceği listedir. Aradaki fark, ekranda eksik olan klasörlerin tam listesidir.

Çözüm#

Aboneliği üç yerden düzeltebilirsiniz; en kalıcısı webmail üzerinden yapılanıdır çünkü abonelik bilgisi sunucuda tutulur ve tüm istemcilere yayılır:

• Roundcube: Ayarlar → Klasörler ekranında her klasörün yanındaki kutuyu işaretleyin.
• Thunderbird: Hesaba sağ tıklayın → Abone Ol → eksik klasörleri işaretleyin.
• Outlook: Klasör sekmesi → IMAP Klasörleri → Sorgula → listeden klasörü seçip Abone Ol.

Outlook'ta aynı pencerede "Outlook'ta hiyerarşi görüntülenirken yalnızca abone olunan klasörleri göster" kutusu bulunur. Sorun tekrarlıyorsa bu kutunun işaretini kaldırmak, aboneliği hiç düşünmeden bütün klasörleri göstermenizi sağlar.

Outlook Klasör Listesini Güncellemiyorsa ve Kök Klasör Yolu#

Abonelik doğru olsa bile Outlook, klasör listesini kendiliğinden yenilemeyebilir. Sunucuda yeni açılan bir klasör günlerce Outlook'ta belirmez. Bunun için özel bir komut vardır ve gizli bir yerdedir: Gönder/Al sekmesi → Klasörü Güncelle ile tek klasör, hesap köküne sağ tıklayıp Klasör Listesini Güncelle ile tüm ağaç yenilenir.

İkinci ve daha sinsi ayar kök klasör yoludur. Dosya → Hesap Ayarları → hesabı seçip Değiştir → Diğer Ayarlar → Gelişmiş sekmesinde "Kök klasör yolu" alanı vardır. Bu alan bazı sunucularda boş olmalı, bazılarında INBOX yazmalıdır. Yanlış değerde iki farklı belirti çıkar:

• Alan boş olması gerekirken INBOX yazıyorsa, klasörler Gelen Kutusu'nun altında iç içe belirir ve bazıları hiç gelmez.
• INBOX olması gerekirken boşsa, Gönderilmiş ve Çöp klasörleri Gelen Kutusu'nun kardeşi olarak listelenir ve Outlook onları özel klasör olarak tanımaz.

Doğru değeri tahmin etmeyin: yukarıdaki a2 LIST "" "*" çıktısında klasör adları INBOX.Sent biçiminde geliyorsa kök yolu INBOX olmalıdır, düz Sent biçimindeyse alan boş bırakılmalıdır. İstemci kurulumundaki diğer alanların ne anlama geldiğini e-posta istemcisi kurulum rehberinde bulabilirsiniz.

Gönderilmiş, Taslak ve Çöp Klasörleri Yerel Klasöre Eşlenmişse#

Bu, "gönderdiğim mailler diğer cihazda görünmüyor" şikâyetinin nedenidir ve teknik olarak bir senkronizasyon hatası bile değildir: mail hiçbir zaman sunucuya yazılmamıştır.

Her istemcinin bir gönderilenler kopyası kaydetme davranışı vardır ve bunu ya sunucudaki Sent klasörüne ya da cihazın kendi yerel deposuna yazar. Yerel depoya yazdığında mail gider, alıcıya ulaşır, ama sunucuda hiçbir izi kalmaz — dolayısıyla telefon onu asla göremez. Aynı durum Taslaklar ve Çöp Kutusu için de geçerlidir; kullanıcı "sildiğim mail diğer cihazda hâlâ duruyor" diye şikâyet eder.

iOS'ta Düzeltme#

iPhone'da bu ayar oldukça derindedir: Ayarlar → Mail → Hesaplar → [hesap] → Hesap → Gelişmiş → Posta Kutusu Davranışları. Burada Taslaklar Kutusu, Gönderilenler Kutusu, Silinenler Kutusu ve Arşiv Kutusu için ayrı ayrı seçim yaparsınız. Her birinde "Sunucuda" başlığı altındaki klasörü seçin; "iPhone'umda" başlığı altındaki seçenekler yerel depodur ve senkronizasyonu bitirir.

Outlook'ta Düzeltme#

Outlook 2013'te Diğer Ayarlar penceresinde "Gönderilmiş Öğeler" ve "Silinmiş Öğeler" sekmeleri vardı ve hedef klasörü elle seçebiliyordunuz. Outlook 2016 ve sonrasında bu sekmeler kaldırıldı; Outlook artık özel klasörleri sunucunun bildirdiği SPECIAL-USE bayraklarından otomatik seçiyor. Bu yüzden modern Outlook'ta çözüm istemcide değil, sunucudadır: Dovecot'un bu bayrakları doğru vermesi gerekir.

Kendi sunucunuzu yönetiyorsanız /etc/dovecot/conf.d/15-mailboxes.conf dosyasında ilgili blok şöyle olmalıdır:

namespace inbox {
  mailbox Drafts {
    special_use = \Drafts
    auto = subscribe
  }
  mailbox Sent {
    special_use = \Sent
    auto = subscribe
  }
  mailbox Trash {
    special_use = \Trash
    auto = subscribe
  }
  mailbox Junk {
    special_use = \Junk
    auto = subscribe
  }
}

auto = subscribe satırı iki işi birden yapar: klasörü yoksa oluşturur ve kullanıcıyı otomatik abone eder — yani bir önceki bölümdeki abonelik sorununu da kaynağında kapatır. Değişiklikten sonra doveadm reload yeterlidir.

Thunderbird kullanıyorsanız aynı ayar Hesap Ayarları → Kopyalar ve Klasörler ekranındadır ve doğrudan istemcide seçilir; sunucunun bayraklarına ihtiyaç duymaz.

Outlook'un Çevrimdışı Önbelleği: OST Dosyası ve İndirme Aralığı#

Bazen mail sunucuda vardır, klasör görünür, abonelik doğrudur — ama Outlook eski mailleri göstermez. Kullanıcı "üç aydan eski hiçbir şey yok" der. Bu neredeyse her zaman senkronizasyon değil, indirme aralığı sorunudur.

Outlook, IMAP hesapları için "Şu kadar süreye ait e-postayı indir" adında bir kaydırıcı tutar: Dosya → Hesap Ayarları → hesabı seçip Değiştir ekranının altındadır. Varsayılanı çoğu kurulumda 1 yıl, bazılarında 1 aydır. Kaydırıcı 1 ayda ise Outlook eski mailleri bilerek indirmez; sunucuda dururlar, webmail'de görünürler, Outlook'ta yokturlar. Kaydırıcıyı "Tümü" konumuna alıp Outlook'u yeniden başlatmak sorunu bitirir.

İkinci ihtimal önbellek dosyasının bozulmasıdır. Outlook, IMAP hesabının kopyasını .ost uzantılı bir dosyada tutar. Bu dosya bozulduğunda belirti tuhaftır: bazı klasörler güncellenir, bazıları donar; mail listede görünür ama açılmaz; "eşitleme hatası" klasörü şişer. OST bir önbellektir, arşiv değildir — silmek veri kaybettirmez, çünkü tüm içerik zaten sunucudadır:

1. Outlook'u tamamen kapatın.
2. Dosya → Hesap Ayarları → Veri Dosyaları sekmesinden hesabın OST yolunu not edin. Yol genellikle %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook\ altındadır.
3. Dosyayı silmek yerine adının sonuna .eski ekleyin.
4. Outlook'u açın; yeni OST oluşturulur ve içerik sunucudan yeniden indirilir.

Burada sık yapılan hatayı belirtelim: SCANPST.EXE aracı PST dosyaları içindir. OST için doğru yaklaşım onarmak değil, yeniden oluşturmaktır. Outlook'un ürettiği sayısal hata kodlarıyla karşılaşıyorsanız Outlook hata kodları ve çözümleri yazısı kod bazında ayrıştırıyor.

Kota Dolduğunda Senkronizasyon Sessizce Durur#

Bu, listedeki en az bilinen ve en çok zaman kaybettiren nedendir; çünkü hiçbir cihaz size "kota doldu" demez.

IMAP'te bir maili göndermek SMTP'nin işidir ve kotadan bağımsız çalışır. Ama gönderilen mailin kopyasını Gönderilmiş klasörüne yazmak bir IMAP APPEND komutudur ve bu komut kota dolu bir kutuda reddedilir. Aynı şey klasörler arası taşımada da olur, çünkü taşıma da bir kopyalama işlemidir. Sonuç şudur: mail gider, alıcı alır, ama sizin Gönderilmiş klasörünüzde iz kalmaz. Yeni gelen mailler de kutuya kabul edilmez ve gönderene geri döner.

Kullanıcının gördüğü tablo tam olarak bir senkronizasyon arızasına benzer, oysa disk doludur.

Nasıl Doğrularım#

Yukarıdaki IMAP oturumunda a5 GETQUOTAROOT "INBOX" satırının çıktısı kullanımı ve limiti kilobayt cinsinden verir. Sunucuya erişiminiz varsa daha net olanı:

# Kullanıcının kotası ve gerçek kullanımı
doveadm quota get -u [email protected]

# Hangi klasör ne kadar yer kaplıyor
doveadm mailbox status -u [email protected] 'vsize' '*'

# Maildir boyut önbelleği bozulduysa yeniden hesaplat
rm -f /home/cpaneluser/mail/ornek.com/kullanici/maildirsize
doveadm quota recalc -u [email protected]

Son komut önemli bir ayrıntıyı çözer: maildirsize dosyası bir önbellektir ve bozulduğunda sunucu, kutu aslında boşken bile "dolu" der. Kullanıcı gigabaytlarca mail sildiği hâlde uyarı devam ediyorsa neredeyse kesinlikle budur. Kota yönetiminin tamamı ve kalıcı arşivleme düzeni için posta kutusu doldu ne yapmalı yazısına bakın.

Belirti, Neden ve Doğrulama Özeti#

Aşağıdaki tablo yazının tamamını tek ekrana indiriyor. Sol sütundaki cümleyi kullanıcıdan duyduğunuzda doğrudan sağ sütundaki doğrulamayı yapın.

Sırayı da rastgele seçmeyin. Önce webmail kontrolü, sonra POP3 kanıtı, sonra abonelik, sonra klasör eşlemesi, en son önbellek ve kota. Bu sıra, her adımda geri kalan ihtimallerin yaklaşık yarısını elediği için en hızlı yoldur; ters sıradan gidildiğinde ise OST silinir, hesap yeniden kurulur ve sorun aynen devam eder — çünkü asıl neden hiç ellenmemiştir.

Son bir uyarı: birden fazla değişikliği aynı anda yapmayın. Aboneliği düzeltip OST'yi silip kaydırıcıyı değiştirdiğinizde sorun çözülse bile hangisinin çözdüğünü bilemezsiniz ve aynı kullanıcı üç ay sonra aynı çağrıyı tekrar açtığında baştan başlarsınız. Her adımda bir şey değiştirip Outlook'u yeniden başlatmak, uzun vadede en kısa yoldur.

Sıkça Sorulan Sorular#

Hesabı silip yeniden kurmak sorunu çözer mi?#

Bazen çözer, ama nedenini öğrenemezsiniz ve sorun tekrarlar. Ayrıca gerçek bir risk taşır: eski hesap POP3 ise ve mailler yalnızca o cihazın yerel deposundaysa, hesabı silmek yıllardır biriken arşivi tamamen götürür. Yeniden kurmayı ilk hamle değil, son hamle olarak düşünün ve öncesinde mutlaka yerel klasörleri dışa aktarın ya da IMAP klasörlerine kopyalayın.

Webmail'de mailler var ama Outlook'ta yok, sunucu mu sorunlu?#

Hayır. Webmail sunucudaki gerçek içeriği gösterir; orada görünmesi sunucunun sorunsuz çalıştığının kanıtıdır. Sorun mutlaka istemci tarafındadır: ya klasör aboneliği kapalıdır, ya indirme aralığı kısıtlıdır, ya da OST önbelleği bozuktur. Bu üç ihtimali sırayla eleyin; hosting sağlayıcınıza yazmadan önce hangi maddeyi denediğinizi not edin.

IMAP kullanırken telefondan sildiğim mail bilgisayardan da silinir mi?#

Evet, IMAP'in tanımı gereği silinir. Silme işlemi sunucuda gerçekleşir ve tüm cihazlara yayılır. Bu bir hata değil, IMAP'in amacıdır. Yanlışlıkla silinen maili Çöp Kutusu klasöründen geri alabilirsiniz; ancak Çöp klasörü yerel klasöre eşlenmişse silinen mail diğer cihazlardan görünmez, bu yüzden Posta Kutusu Davranışları ayarını "Sunucuda" konumuna almak önemlidir.

Aynı hesabı bir cihazda POP3, diğerinde IMAP kullanabilir miyim?#

Teknik olarak mümkündür ama sonuç öngörülemez olur. POP3 cihazı silme davranışıyla kuruluysa IMAP cihazının maillerini uçurur. Kopya bırakacak şekilde ayarlansa bile okundu bilgisi, klasör yapısı ve gönderilenler iki cihaz arasında hiç eşleşmez. Kalıcı çözüm bütün cihazları IMAP'e almaktır; geçiş dönemi için POP3 tarafında sunucuda kopya bırakmayı açık tutun.

Sunucuda klasör var ama Outlook göstermiyor, neden abonelik gerekiyor?#

IMAP protokolü klasör listesini iki ayrı komutla sunar: sunucudaki tüm klasörler ve kullanıcının abone olduğu klasörler. Bu ayrım, yüzlerce klasörü olan büyük posta kutularında istemcinin yalnızca ilgilendiği klasörleri çekmesi için tasarlanmıştır. İstemcilerin çoğu varsayılan olarak abone listesini kullandığından, aboneliği yapılmamış bir klasör sunucuda dolu olsa bile ekranda hiç belirmez.

Kota dolduğunda neden hiçbir uyarı almıyorum?#

Çünkü uyarı üretmek sunucunun değil, istemcinin işidir ve çoğu istemci sunucunun döndürdüğü kota hatasını sessizce yutar. Gönderme işlemi SMTP üzerinden yürüdüğü için mail gider; yalnızca kopyayı Gönderilmiş klasörüne yazma adımı reddedilir. Sonuç, bir senkronizasyon arızasına birebir benzer. Bu yüzden kota kontrolü teşhis listesinde en sona değil, önbellek adımlarından hemen önce girmelidir.